Hallo Mario,
sieh es mal so:
Das hier ist ein Forum, wo man sich über solche Dinge austauscht und der Eine den Anderen einfach hilft. Ob es dabei eine Hilfe ist oder nur ein Versuch einer Hilfe darstellt oder auch nur eine Meinung dazu ist, ist doch nicht so wichtig.
Unterm Strich ist es doch allemal besser, wenn sich so viele User wie möglich daran beteiligen. Das heißt ja nicht, dass man es genau so machen muss. Man überlegt für sich selbst, wie man es am besten umsetzt und ob man sich überhaupt davon etwas herauspickert und etwas als Vorlage nimmt oder nicht. Letztendlich macht man es eh so, wie man es eben für sich am besten empfindet.
Gut, ich hätte meine letzte Bemerkung auch sein lassen können, dass du die persönlichen Daten gleich auf den Brief schreiben hättest sollen. Denn ändern kann man daran nun mal nichts mehr.
ABER!
Du bist ja nicht der Einzigste, der hier nach seinen Akten sucht. Das ist auch keine privater Austausch, sondern ein Diskussionsverlauf für alle lesbar.
Auch wenn es dir jetzt nicht mehr weiterhilft, du ja nun mittendrin bist und es eben ein bisschen anders, also so gemacht hast, wie du es für dich am besten empfindest, kann es aber trotzdem für andere noch kommende User eine Hilfestellung sein, die es dann entweder so wie du, oder so wie ich oder auch so wie jemand anders machen können.
Es wäre doch viel schlimmer, wenn gar keiner reagieren würde. Dann fragt man sich doch schon, in was für ein Forum bin ich hier, wo mir keiner sagen kann, wie das geht.
Mache bitte weiter so und schreibe deinen Verlauf hier rein, denn das hilft auf jeden Fall auch noch kommenden Usern, die ihre Akten einsehen wollen. Denn genau das macht ein gutes Forum aus und davon leben die User.
Ich persönlich (!) würde mich über jeden Hinweis freuen, auch wenn er letztendlich nicht sehr hilfreich ist, und einfach mein "Danke", als Zeichen der Dankbarkeit und des Respekts für die Hilfsbereitschaft selbst, darunter setzen und vielleicht auch noch ein paar begründende Worte darunter schreiben, warum ich es eben genau so gemacht habe. Manchmal ist es auch nicht verkehrt, zuzugeben, dass man es vielleicht auch anders gemacht haben könnte, es aber nun nicht mehr ändern kann und es aber auch so geht. Denn viele Wege führen nach Rom, ähhh ich meinte zur Akteneinsicht! 
Alles andere wäre meiner Meinung nach der falsche Weg und dient der Sache ja nicht wirklich.
Also Mario, sieh das doch alles nicht so verbissen auf dich bezogen. Letztendlich will dir keiner was Böses von den Helfenden und obendrein könnten diese Hinweise (auch deine!) anderen helfen, ihre Akten zu finden.
Ich finde es immer wieder schön, wenn User ERFOLG haben ihre Akten zu bekommen, weil es LEIDER auch sehr viele User gibt, die dieses Glück einfach nicht haben!
Ich wünsche dir dann mal noch viel Erfolg dabei und hoffe doch, dass du uns hier auf den neusten Stand hältst. 
Gruß jw1hal
